Gestão de projetos em aeroportos: como acompanhar a carteira e reportar à diretoria

Num mesmo semestre, um aeroporto pode tocar a ampliação de uma área do terminal, a troca da sinalização, um sistema novo de estacionamento, a seleção dos novos lojistas e a campanha de verão. Cada projeto tem o seu responsável, o seu cronograma e a sua planilha. A gestão de projetos em aeroportos começa quando alguém precisa ver tudo isso junto.

Na prática, esse alguém monta uma apresentação toda semana para a diretoria. Ela fica pronta na segunda-feira e desatualizada na quarta. E o projeto que atrasa só aparece quando já não há tempo de corrigir o rumo.

O que entra na carteira de projetos de um aeroporto

Carteira de projetos é a lista de tudo o que o aeroporto está fazendo para mudar alguma coisa, de todas as áreas, num lugar só. Num aeroporto, ela junta naturezas bem diferentes:

• Obras e investimentos da concessão: ampliações e adequações da infraestrutura, com prazo de contrato.
• Manutenção e melhorias: a reforma dos banheiros, a sinalização do saguão, a troca de equipamentos.
• Tecnologia: um sistema novo, a integração com o sistema de voos, os canais digitais do passageiro.
• Comercial: lojas, mídia, estacionamento e serviços.
• Qualidade e operação: as ações do plano de ação do contrato e as mudanças de processo para tirar um indicador de baixo do padrão.
• Comunicação e marketing: campanhas, o site, o atendimento.

Nem toda tarefa é um projeto. Projeto tem começo, fim e um resultado que muda alguma coisa. O conserto de uma escada rolante é um chamado; a troca das escadas do terminal é um projeto. Separar as duas coisas mantém a carteira legível.

Os investimentos da concessão têm data no contrato

Parte da carteira não é escolha da diretoria: vem do contrato. No contrato do bloco SP-MS-PA-MG, da 7ª rodada, por exemplo:

• A primeira fase de obras tem prazo. Em até 180 dias da eficácia do contrato, a concessionária envia à ANAC o anteprojeto e o cronograma dos investimentos da Fase I-B, a de ampliação e adequação inicial. Pelo Plano de Exploração Aeroportuária, essa fase tem prazo máximo de 36 a 60 meses, conforme o aeroporto.
• O plano de infraestrutura é revisto. O primeiro Plano de Gestão da Infraestrutura (PGI) de cada aeroporto vai à ANAC em até 24 meses da eficácia do contrato, e o plano é revisto a cada 5 anos, ou antes, se a demanda real se afastar da prevista. Ele traz a previsão de demanda dos 20 anos seguintes e os momentos em que ela obriga a investir: os gatilhos de investimento.
• A demanda dispara investimentos. No terminal, o gatilho acontece quando os passageiros na hora pico chegam a 85% da capacidade de um componente operacional. A partir daí, a concessionária tem até 90 dias para apresentar à ANAC o plano de ações para manter o nível de serviço.
• O passageiro precisa saber antes. O contrato também pede que a concessionária informe previamente aos usuários o cronograma das obras.

A ANAC usa o PGI para monitorar os investimentos previstos na concessão. Para essas entregas, o acompanhamento de obras deixa de ser só gestão interna: é compromisso com data, conferido pelo regulador. E cada contrato tem os seus prazos, que pedem leitura atenta de quem monta a carteira.

Gestão de projetos em aeroportos: o que cada projeto precisa mostrar

Para a carteira servir à diretoria, cada projeto responde às mesmas perguntas, do mesmo jeito:

• Área dona e responsável. Uma área e uma pessoa. Projeto com vários donos não tem dono.
• Prazo e marcos. A data final e as entregas no meio do caminho. Um marco vencido avisa antes do prazo final.
• Situação, com critério. No prazo, em atenção ou atrasado, com uma regra escrita para cada uma. "Em atenção" pode ser um marco vencido ou uma dependência sem resposta, por exemplo. Sem critério, a situação vira opinião.
• A meta que ele move. O objetivo do aeroporto que justifica o projeto. Projeto que não move meta nenhuma merece uma conversa.
• As atividades. As tarefas com responsável e prazo, que mostram se o projeto anda de fato.
• O que precisa de decisão. O bloqueio que só a diretoria resolve: um orçamento, uma aprovação, uma prioridade.

Um percentual de conclusão estimado no olho engana. Marcos cumpridos e atividades entregues contam a história com mais precisão.

PMO: precisa de uma área para isso?

O PMO, ou escritório de projetos, cuida das regras da carteira: o que é projeto, como se define a situação, quando cada um é atualizado e o que vai para a diretoria. Num aeroporto grande, pode ser uma área. Num aeroporto menor, pode ser uma pessoa do planejamento ou da engenharia, com parte do tempo dedicada a isso.

O PMO não toca os projetos. Ele cuida para que a carteira seja atualizada por quem toca e para que a diretoria veja a mesma informação que as equipes. Quando o PMO passa a semana montando apresentação, a função se inverteu: ele virou o caminho da informação, em vez de cuidar das regras.

Reportar à diretoria sem montar apresentação toda semana

O reporte deixa de ser um documento quando a própria carteira é o reporte. Três condições tornam isso possível:

1. Quem toca o projeto atualiza o projeto. A situação e as atividades mudam onde o trabalho acontece, e não numa planilha paralela.
2. A diretoria vê primeiro o que pede atenção. O que está atrasado ou em atenção vem antes do resto, e a pergunta da reunião passa a ser "o que precisa de decisão?".
3. Cada projeto aparece ligado à meta. A diretoria vê quais objetivos estão sendo movidos e quais estão sem projeto nenhum.

A cadência pode ser simples: a equipe atualiza toda semana, e a diretoria olha a carteira uma vez por mês, começando pelas exceções. O tempo da reunião vai para as decisões, não para a leitura de slides.

Para quem responde por vários aeroportos, a lógica se soma: cada aeroporto mantém a sua carteira, e o grupo lê todas com a mesma régua. É um dos ganhos de uma rede de aeroportos que usa o mesmo sistema.

Projetos, metas e atividades no Airport+

No Airport+ OPS, o painel da equipe do aeroporto, o módulo Projetos reúne a carteira numa lista só: uma obra, a sinalização do saguão, um serviço novo ou uma campanha. Cada projeto tem área, responsável, prazo e situação, e mostra a meta do aeroporto que ele move. A diretoria vê a carteira inteira, com o que está em atenção primeiro.

As tarefas de cada projeto ficam em Atividades, com responsável e prazo, e aparecem dentro do projeto. O quadro mostra o que passou do prazo, por área e por responsável. Em Metas e objetivos, cada meta mostra os projetos e as atividades que contribuem para ela, com o andamento de cada um.

Se a carteira do seu aeroporto ainda depende da apresentação de segunda-feira, vale ver como ela fica num lugar só, atualizada por quem toca cada projeto. Para isso, solicite uma demonstração.

Perguntas frequentes

O que é uma carteira de projetos?

É o conjunto dos projetos em andamento numa organização, acompanhados num lugar só e com os mesmos critérios. Num aeroporto, a carteira reúne obras, melhorias, tecnologia, comercial e comunicação. Ela serve para a diretoria ver prioridades, atrasos e a ligação de cada projeto com as metas.

O que faz o PMO de um aeroporto?

O PMO, ou escritório de projetos, define as regras da carteira: o que é projeto, como se classifica a situação de cada um e o que vai para a diretoria. Ele não executa os projetos, mas cuida para que a informação seja atualizada por quem executa. Pode ser uma área ou uma pessoa, conforme o porte do aeroporto.

O que são gatilhos de investimento numa concessão de aeroporto?

São os momentos, previstos no contrato, em que a demanda obriga a concessionária a investir. No contrato do bloco SP-MS-PA-MG, da 7ª rodada, o gatilho do terminal acontece quando os passageiros na hora pico chegam a 85% da capacidade de um componente operacional, e a concessionária tem até 90 dias para apresentar à ANAC o plano de ações. Cada contrato define os seus gatilhos e prazos.

Fontes

• ANAC, Contrato de Concessão nº 002/ANAC/2023, bloco SP-MS-PA-MG (7ª rodada) (itens 1.1.32, gatilho de investimento em terminais; 2.26, anteprojeto e cronograma da Fase I-B; 2.29, plano após cada gatilho; 3.1.20, cronograma das obras aos usuários).
• ANAC, Anexo 2 do mesmo contrato: Plano de Exploração Aeroportuária (seção 7, prazos da Fase I-B; seção 8, Plano de Gestão da Infraestrutura, previsão de demanda, gatilhos e monitoramento pela ANAC).